Alles unter Kontrolle
Workflowintegration
in der Seminarverwaltung
Der
Workflow der Prozesse in der klassischen Seminarverwaltung
und dessen Überwachung innerhalb von OS-BIZ beginnt bereits in
einer sehr frühen Phase der Veranstaltungsplanung.
Durch die Möglichkeit der Zuordnung eines Veranstaltungsstatus
zu der zu planenden Maßnahme, hat der/die Planer/in eine hohe
Flexibilität, den Werdegang der Veranstaltung bis hin zu deren
Durchführung und Abrechnung zu überwachen.
Der Veranstaltungsstatus ist ein Kennzeichen welches jeder
Veranstaltung schon während der Erfassung zugeordnet wird. Typisch in der
Praxis vorkommende Veranstaltungsstatus sind z.B. Planung, Veröffentlichung,
Durchführung und Absagt.
In den Stammdaten von OS-BIZ wird verwaltet, welche Status im
System existent verwaltet werden und welche steuernden Mechanismen die
einzelnen Statuskennzeichen haben. So kann z.B. definiert werden
welche Anmeldezustände im jeweiligen Veranstaltungsstatus
zugelassen oder verboten sind. So könnte man z.B. erreichen,
dass Veranstaltungen mit dem Status „Planung“ im
Anmeldebereich nur „Interessierte“ Personen angemeldet
werden dürfen.
Der Planer, oder auch die für die Durchführung der
Veranstaltung verantwortlichen Personen, bekommen durch
spezielle Funktionen im Verfahren OS-BIZ die Möglichkeit, den
jeweils augenblicklichen Zustand einer Veranstaltung vom System
automatisch überprüfen zu lassen. So ist es z.B.
möglich, die
Vollständigkeit von geplanten Veranstaltungen zur Durchführung
überprüfen zu lassen.
Hier stellt das Verfahren flexible Prüfparametersätze zur Verfügung,
die individuell in deren Intensität und Umfang vom jeweiligen
Sachbearbeiter eingestellt werden können. Das System ist
dadurch in der Lage z.B. Dinge wie:
- Ist der/den Veranstaltung(en) schon Ort, Raum und Zeit
zugeordnet?
- Ist der/den Veranstaltung(en) schon Dozent(en) zugeordnet?
- Ist der/den Veranstaltung(en) schon Kosten zugeordnet?
Alle
vom System ermittelten DELTAS können dann mit Vorlage- und
Vorgabedatum automatisch den jeweiligen Sachbearbeitern zur
Bearbeitung in deren vom System zur Verfügung gestellten und
personenbezogenen To Do-Listen eingetragen werden.
Der jeweilige Erledigungsstatus wird vom System entsprechend überwacht.
Ein weiteres sehr intensiv wirkendes Mittel der Statusverwaltung
ist die Möglichkeit eine „Statusbezogene Überwachung“ je
Veranstaltungsstatus zu aktivieren.
Dieser Mechanismus übernimmt in der Lehrgangsverwaltung
wichtige Überwachungsfunktionen
im Workflow der Veranstaltung, die in unterschiedlichster Weise
Wirkung tragen.
Auch hier soll wieder ein Beispiel diesen Prozess transparent
machen:
Über die Statusbezogene Überwachung wird an verschiedenen
Stellen des Systems, z.B. der Anmeldung, überwacht ob bestimmte
durch den Anwender verursachte Dateneingaben in diesem Status
der Veranstaltung zugelassen sind.
Ein weiteres Beispiel für den Bereich Planung ist, dass über
die Statusbezogene Überwachung kontrolliert werden kann ob
bestimmte Änderungen an bereits im System erfassten Maßnahmen
noch möglich sind und ob diese u.U. protokolliert werden müssen.
Terminbezogene Raumausstattungslisten zur Vorbereitung der
Veranstaltung können vom System selbständig generiert und
gedruckt werden.
Auf der Ebene der Veranstaltungsverwaltung kann ein effizientes
Planen durch die Verwaltung von Meilensteinen realisiert werden.
Ein weiteres wesentliches Element des Workflows innerhalb des
Verfahrens OS-BIZ ist die Möglichkeit, die finanzielle
Entwicklung der Veranstaltung vom Beginn der Planung bis zur
Abrechnung zeitgenau auf der Ebene der Veranstaltung zu überwachen.
Die wesentlichen Merkmale dieser Kalkulation sind u.A. die
Ermittlung des Break-Even und des DB I zu jeweiligen Aufruf der
Veranstaltung aus der Datenbank.
Diese Möglichkeit der Überwachung bietet der/dem
verantwortlichen Planer/in zu jedem Zeitpunkt genug
Handlungsspielraum die Veranstaltung durch gezielte Werbemaßnahmen
noch auffüllen zu können oder u.U. noch vor dessen Beginn
absagen zu können.
Weitere wesentliche Merkmale der Workflow-Integration in OS-BIZ
sind:
- Überwachter und protokollierter Schriftverkehr mit
Teilnehmern und Dozenten
- Komplett vom System überwachte Vertragsverwaltung mit den
Lehrkräften
- Werbeverwaltung mit leistungsstarker Kundenprofilerstellung
- Betriebsergebnisrechnung mit flexibel einstellbaren
Berechnungsvarianten und
Verwaltung von Vorgabe- und Ergebniszielen.
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